Datenschutzhinweise für den Client Workspace

1. Verantwortlicher

Benjamin Birkelbach, Shruggie Consulting, Savitsstraße 43, 81929 München. E-Mail: hello@shruggie.consulting.

Eine Pflicht zur Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten besteht nicht.

2. Anmeldung und Ihr Zugang

Der Zugang erfolgt nur auf Einladung. Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, das Unternehmen, dem Sie zugeordnet sind, Ihre Sprache und die Zeitpunkte Ihrer Anmeldungen. Sie melden sich mit einem einmaligen Link oder Code per E-Mail an; ein Passwort gibt es nicht.

Rechtsgrundlage: Erfüllung unseres Vertrags mit Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, den von unserem Kunden benannten Personen einen sicheren Arbeitsbereich bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Workspace setzt nur Cookies, die für die Anmeldung technisch erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse- oder Tracking-Cookies gibt es nicht.

3. Quartalsgespräche und Projekte

Wir stellen Präsentationen, Aufzeichnungen und Zusammenfassungen unserer Gespräche sowie Projektbeschreibungen und Angebote bereit. Gespräche werden nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden aufgezeichnet. Rohe Transkripte dienen nur der Erstellung von Zusammenfassungen; Kundinnen und Kunden sehen sie nicht.

Wenn Sie ein Gespräch öffnen, speichern wir, wer es geöffnet hat, wann zum ersten und letzten Mal und wie oft („Gesehen von“). So wissen wir, ob Informationen angekommen sind. Nur Shruggie Consulting sieht diese Angaben. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen.

4. Angebote

Wenn Sie ein Angebot im Workspace annehmen, ablehnen oder eine Überarbeitung anfragen, speichern wir Ihre Antwort, einen etwaigen Kommentar, wer wann geantwortet hat, sowie eine Kopie des Angebots in diesem Moment. Das dokumentiert den Vertragsschluss. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; angenommene Angebote bewahren wir als Handelsbriefe 6 Jahre auf (§ 257 HGB).

5. Rechnungen und Rechnungsdaten

Rechnungen und die Rechnungsdaten Ihres Unternehmens (Name, Anschrift, USt-IdNr., Rechnungs-E-Mail) verwalten wir in unserer Buchhaltungssoftware sevDesk (sevDesk GmbH, Offenburg). Der Workspace zeigt sie live aus sevDesk an; Ihre Änderungen werden in sevDesk gespeichert, und wir werden per E-Mail informiert. Die angezeigten Überweisungsdaten sind unsere eigenen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; steuerrechtliche Aufbewahrung bis zu 10 Jahre.

6. KI-Unterstützung

Für Entwürfe von Gesprächszusammenfassungen und Angeboten nutzen wir KI-Modelle von Anthropic. Dazu werden Transkripte, Präsentationen, Notizen oder andere Unterlagen an Anthropic übermittelt und nur für diese eine Anfrage verarbeitet. Laut seinen Bedingungen nutzt Anthropic diese Daten nicht zum Training seiner Modelle. Jeder Entwurf wird von uns geprüft, bevor Sie ihn sehen; für Angebotsentwürfe hochgeladene Unterlagen speichern wir nicht. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer effizienten, sorgfältigen Aufbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Dienstleister

Wir setzen Auftragsverarbeiter mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO ein: Supabase (Datenbank und Anmeldung; Speicherung in Frankfurt am Main), Cloudflare (Hosting, Auslieferung und Dateispeicher in der EU; technische Protokolle wie IP-Adressen zur Auslieferung und Sicherheit), Brevo (Sendinblue SAS, Paris; Versand von Anmelde- und Benachrichtigungs-E-Mails), Anthropic (KI, siehe Abschnitt 6) und sevDesk (Buchhaltung, siehe Abschnitt 5).

Supabase, Cloudflare und Anthropic sind US-Unternehmen oder haben US-Muttergesellschaften. Soweit Daten in die USA übermittelt werden können, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der EU-Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

Aufzeichnungen: 12 Monate nach dem Gespräch. Transkripte: 30 Tage nach Veröffentlichung des Gesprächs. Zugänge ohne Zuordnung zu einem Unternehmen werden nach 90 Tagen ohne Nutzung gelöscht. Angebote und Rechnungen: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre). Alles Übrige: bis zum Ende der Zusammenarbeit, danach Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 15–21 DSGVO). Eine E-Mail an hello@shruggie.consulting genügt.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.